التكلفة الخفيّة لأنظمة الحجز القديمة

حين تحسب الوكالات تكلفة نظام الحجز لديها، تنظر إلى الفاتورة. والفاتورة نادراً ما تكون الرقم الأكبر.

التكلفة التي تراها

ترخيص سنوي، ورسوم لكل مستخدم، وعقد دعم، وأحياناً رسم على كل عملية فوق ذلك. إنه بند مزعج في الحسابات لكنه على الأقل مقروء، ويُعاد التفاوض عليه عند التجديد.

التكاليف التي لا تراها

الوقت لكل عرض سعر. إذا كانت مقارنة ثلاثة مورّدين تعني ثلاثة حسابات وثلاث عمليات بحث وجدول بيانات لترتيبها، فإن عرض سعر ترفيهي بسيط يستغرق عشرين دقيقة. كرّر ذلك خمس عشرة مرة يومياً في مكتب من أربعة أشخاص وستنفق ما يقارب راتباً كاملاً على النسخ واللصق. فالموظّفون الذين كان بوسعهم إتمام الصفقات منشغلون بالتجميع.

المورّدون الذين لم تضفهم قط. كل تاجر جملة إضافي هو عقد، وحساب، ومجموعة مختلفة من أعراف الإلغاء، وأمر آخر تسوّيه آخر الشهر. فتتوقّف الوكالات عند ثلاثة. أما المورّد الرابع والخامس — اللذان كانا سيفوزان بثلث عمليات بحثك — فلا يُوصَلان أبداً، ولا ترى قط الإيراد الذي لم تكسبه.

عروض الأسعار التي تتقادم. السعر الذي وجدته في العاشرة صباحاً وأرسلته في الرابعة عصراً قد لا يكون قابلاً للحجز. يقبل العميل، ويكون السعر قد تحرّك، فإمّا أن تتحمّل الفرق أو تخوض محادثة محرجة. وكلاهما يكلّف مالاً.

التعرّض خارج ساعات العمل. إذا كان دعم نظامك يغلق في السادسة مساءً بالتوقيت المحلي، فإن أي اضطراب بين السادسة مساءً والتاسعة صباحاً يعالجه من يردّ على هاتفه. وهذه مخاطرة على ولاء العملاء متنكّرة في هيئة جدول مناوبات.

مشاريع الترقية. الأنظمة المثبَّتة محلياً تحتاج ترقيات دورية، وكل واحدة مشروع صغير مصحوب باختبارات وتوقّف عن العمل وأجر يومي لمستشار.

وضع أرقام تقريبية على ذلك

خذ مكتباً من أربعة موظّفين يصدر خمسة عشر عرض سعر يومياً. تقليص عشرين دقيقة لكل عرض إلى خمس يستردّ نحو خمس عشرة ساعة أسبوعياً — أي معظم وظيفة كاملة. أضف إليها التحويل الذي تخسره بسبب العروض المتقادمة، والهامش الذي لا تراه من مورّدين غير موصولين، وعندها تكفّ رسوم الترخيص عن كونها الرقم المثير للاهتمام.

ما ينبغي قياسه فعلاً

قبل تقييم أي بديل، قِس ثلاثة أمور على مدى أسبوعين: الوسيط الزمني بالدقائق من الاستفسار إلى إرسال العرض، وكم مورّداً يقارنه عرض سعر معتاد فعلياً، وكم عرضاً يحتاج إلى إعادة تسعير قبل الحجز. هذه الأرقام الثلاثة ستخبرك أكثر من أي عرض تقديمي من بائع.